LEADERS BLOG

リーダーのためのブログ

2020.10.28

協創の現場からインナーブランディング

効果的なオンラインプロジェクトミーティングの設計とは?

  「在宅勤務が続いており、社員同士のコミュニケーションがとりづらくなっている。お互いの顔が見える社内イベントを行いたい」というお話をよくお伺いします。しかし「部署毎にオンライン飲み会を行っても、参加する人は決まっている」「部署を越えてMIXチームにしてみても話が盛り上がらない」…というお声もよくお聞きします。

  それはそうです。与えられた場で、他愛もない会話をし、その瞬間は楽しいかもしれませんが、「結局何だったのだろう?」と心に残るものがあまりない状況で終わってしまうからです。全社員で集まろうとも、盛り上がるはずの飲み会をやろうとも、そこに「テーマ」がなければ、良いコミュニケーションは生まれないのです。

 先日、ある会社さまの部門横断の若手メンバー主体のプロジェクトミーティングをオンラインで実施しました。例年は、プロジェクトを開催する四半期に1回、1箇所に集合し、各部門の情報共有や問題意識の発信などを直接的に行える場になっていました。日頃のガス抜きも含め、メンバーは集まることを楽しみにしていましたが、今年度に入ってからは、常にオンライン開催。短時間で議題のみを話し合うため、目的外のコミュニケーションを図ることが難しい環境となり、「もっと以前のように、様々な情報を交換したり、現状の状況などを共有したい!」…切実な声が挙がったのです。

 それならば、当日イベント(プロジェクトミーティングの日)のみならず、プレイベント(プロジェクトの事前活動)でコミュニケーションを自由にとってもらえれば良いのではないかと、場の提供を開始しました。プレイベントでは、個人ではなくチーム単位でコミュニケーションを取れるように、社内SNSを活用し「チームのチャネル」と「テーマ」のみを設定し、チャットやWEB会議など自分たちで時間をつくり、各チームの進捗状況が見える形で準備を進めていきました。

 もちろん、プロジェクトミーティング実施毎に発表をするというミッションがあるため、それぞれが時間をつくり、工夫もし、他チームの進捗状況やアウトプットなどからも刺激を受け、どんどんアウトプットも良いものへと仕上がっていきました。

 ミーティングの際には、「チームで取り組んでいることは、プロジェクトの当日だけではなく、事後も同じ。もっとコマメに話し合いをしようと思う」「自分の役割だけでなく、プロジェクト全体に意識を高めないといけない!」など視点が拡大したようです。

 少しの工夫で、オンライン飲み会よりも、ずっと効果的なコミュニケーションや刺激、そして成長が図れるはずです。「テーマ」づくりとともに事前・事後を含めた「イベント」の環境づくりをしてみてはいかがでしょうか。思いもよらなかった主体性の発揮につながってくるかもしれません。

この記事の執筆者

林 恭子

コンサルタント
専門分野:企業文化